Statusmails naar je klant

Zet je een bestelling door naar een volgende status, dan kan je klant daar automatisch bericht over krijgen. In jouw huisstijl, met jouw logo en jouw kleur.

Je regelt het in je portaal: open je software onder Mijn software, ga naar de tab Instellingen en open de sectie Mails. Daar staat het blok Statusmails aan je klanten. De eigenaar en de medewerkers van je bedrijf kunnen het wijzigen; je bewaart met Statusmails opslaan.

De testmodus staat aan

Dit is het belangrijkste van dit artikel. Zolang de testmodus aanstaat gaat élke statusmail naar jou in plaats van naar je klant. En hij staat standaard aan. Bovenaan die mail staat een gele balk:

Testmodus — deze mail ging naar jou, niet naar je klant (naam@voorbeeld.nl). Zet de testmodus uit bij Instellingen → Statusmails aan je klanten zodra de tekst klopt.

Het adres tussen haakjes is het echte adres van je klant. Zo zie je precies wat er zou gebeuren als de mail live gaat.

Klopt de tekst, zet dan de schakelaar Testmodus in het blok uit. Dat vraagt één vinkje: Ik weet dat mijn klanten vanaf nu echte mails krijgen. Pas na Statusmails opslaan krijgen je klanten de mails die aanstaan.

Testmails gaan naar het Offerte-e-mailadres, dat in dezelfde sectie Mails staat. Staat daar niets, dan gaan ze naar het e-mailadres van je eigen account.

Per status apart aan of uit

Per status zet je aan of uit of je klant een mail krijgt (Mail je klant als de status “…” wordt). Zo staat het als je niets verandert:

Status	Standaard
Bevestigd	uit
In productie	uit
Gereed	uit
Verzonden	aan

“Verzonden” staat als enige aan, want dat is de mail die je klant echt verwacht: zijn pakket is onderweg en er hoort een track & trace bij.

De statussen Nieuw en Geannuleerd hebben geen automatische mail. Bij “nieuw” krijgt je klant al een bevestiging van je winkel zelf, en een annulering is precies het bericht dat je zelf wilt schrijven.

Eigen teksten

Per status kunnen het onderwerp (max. 200 tekens) en de tekst (max. 2000 tekens) een eigen tekst krijgen, onder Eigen onderwerp en tekst. Laat je ze leeg, dan geldt onze standaardtekst.

Je klant krijgt de mail in de taal van je configurator, en als je die niet hebt ingesteld in die van je account: Nederlands of Engels. De standaardtekst en de knoppen volgen die taal vanzelf. Schrijf je een eigen tekst, schrijf hem dan in diezelfde taal.

De standaard voor “verzonden” luidt bijvoorbeeld:

Onderwerp: Je bestelling {{ordernr}} is onderweg

Hoi {{naam}},

Je bestelling {{ordernr}} is onderweg naar je toe.

Track & trace: {{track}}
Volg je bestelling hier: {{statusLink}}

De vijf variabelen

Variabele	Wordt vervangen door
{{naam}}	De naam van je klant (of “daar” als die onbekend is)
{{ordernr}}	Het ordernummer
{{status}}	De status in gewone taal, bijvoorbeeld “In productie”
{{track}}	De track & trace (of “volgt” als je ’m nog niet hebt)
{{statusLink}}	De link naar de statuspagina van je klant

Spaties binnen de accolades mogen: {{ naam }} werkt ook.

Staat er een typefout in, dan blijft {{naam m}} letterlijk in de mail staan. Dat is expres — zo zie je in je testmail meteen dat er iets niet klopt, in plaats van dat er stilletjes een leeg gat valt.

Wat er automatisch bij komt

Onder je tekst zet de mail zelf knoppen neer, alleen als ze iets doen:

• Betaal je bestelling (€ …), met het openstaande bedrag, als er nog te betalen valt: online betalen staat aan, je Mollie-account is gekoppeld en de bestelling is nog niet betaald. De knop brengt je klant naar zijn statuspagina; daar betaalt hij met Betaal nu (zie Online betalen). In de testmodus staat erbij dat er geen geld wordt afgeschreven.
• Volg je zending, als er een track & trace is.
• Bestel opnieuw, alleen in de mail bij Verzonden, en alleen als het bestelde ontwerp bewaard is. Die opent het ontwerp opnieuw, om het aan te passen of precies zo nog een keer te bestellen.

Geen e-mailadres, geen mail

Heb je van een bestelling geen e-mailadres, dan gaat er niets uit — ook niet in testmodus. De testmodus is een generale repetitie, geen aparte route: wat live niet verstuurd zou worden, wordt in de test ook niet verstuurd.

Tips voor de tekst

• Houd het kort. Dit leest iemand op zijn telefoon, tussen twee andere mails door.
• Eén ding per mail. Bij “in productie” hoeft je klant niets te doen; dan hoeft er ook geen oproep in te staan.
• Zet je naam erin. Je klant bestelde bij jou, niet bij “de leverancier”.
• Beloof geen datums die je niet kunt waarmaken. “We laten het weten zodra hij klaar is” is veiliger dan “volgende week donderdag klaar”.