Bestellingen, offertes en de statussen

Elke bestelling komt binnen bij Bestellingen & offertes in je portaal op app.mark2form.com: in het menu voor al je software samen, en als tab bij elke software apart. Je bekijkt ze als Lijst of als Bord, met een kolom per status. Open je er één, dan zie je het ontwerp, de prijsregels, wat je klant invulde en zijn contactgegevens. Of het ontwerp uit Neon Logo of uit Neon Tekst komt, maakt daarvoor niets uit.

De vijf statussen

Status	Wat het betekent	Wat je klant leest
Nieuw	Net binnen, nog niet bekeken	“Je aanvraag is binnengekomen en wordt bekeken.”
Bevestigd	Je neemt ’m aan en hij staat ingepland	“Je bestelling is bevestigd en staat ingepland.”
In productie	Je bent ’m aan het maken	“Je bestelling wordt op dit moment gemaakt.”
Gereed	Klaar, wordt verzendklaar gemaakt	“Je bestelling is klaar en wordt verzendklaar gemaakt.”
Verzonden	Onderweg naar je klant	“Je bestelling is onderweg.”

Daarnaast is er Geannuleerd. Dat is geen stap in de rij maar een uitgang: je kunt er vanuit elke status naartoe, en er niet meer vandaan.

Vooruit, niet achteruit

Je zet een bestelling steeds een stap verder. Terug kan niet — een klant die net gelezen heeft dat zijn bord in productie is, mag niet ineens weer “bevestigd” te zien krijgen. Zit je ernaast, zet ’m dan op geannuleerd en maak zo nodig een nieuwe aan.

Een notitie bij elke stap

Bij elke statuswijziging kun je een korte Notitie (intern) kwijt (maximaal 500 tekens): “wacht op levering blauwe buis”, “klant belt volgende week terug”.

Die notitie is alleen voor jou en je collega’s. Je klant ziet ’m nooit — niet op zijn statuspagina en niet in een mail.

Track & trace

Bij het bijwerken van de status vul je bij Track & trace de code of link van de vervoerder in. Dan verschijnt er een “Volg je zending”-knop in de verzendmail aan je klant en op zijn statuspagina.

Weet je ’m nog niet? Laat ’m leeg — de mail gaat dan gewoon zonder knop de deur uit, en in de tekst staat “volgt” waar de code had gestaan.

Wat je klant ziet: zijn eigen statuspagina

Elke bestelling heeft een eigen webadres waar je klant kan volgen hoe het ervoor staat. Hij hoeft niet in te loggen; de onraadbare link in zijn mail is de sleutel.

Op die pagina staat een tijdlijn van de stappen die al gezet zijn, wat je klant besteld heeft met het totaal, en de track & trace en de knop Betaal nu als die er zijn. Wat er níét op staat: je interne notities en de gegevens van andere klanten. Met Open de statuspagina bij de bestelling zie je zelf wat je klant ziet.

Die pagina wordt niet door zoekmachines opgepikt.

Automatisch mailen bij elke stap

Bij een statusovergang kan je klant automatisch een mail krijgen. Dat scheelt je het handmatig bijpraten van klanten.

Standaard gebeurt dat alleen bij “verzonden”, en de testmodus staat standaard aan: dan komt elke statusmail bij jou binnen, niet bij je klant. Zie Statusmails.

Wat er nog meer bij een bestelling kan staan

• Een proef die je klant moet goedkeuren — zie Proefdrukken
• Een hulpvraag over het ontwerp (soort Design-hulp) — zie Hulp bij het ontwerp
• Maak een betaallink en de stand van de betaling — zie Online betalen
• Een knop om een concept-factuur te maken — zie Boekhouding koppelen
• Bestel opnieuw: open hetzelfde ontwerp opnieuw in je configurator, als je klant hetzelfde nog een keer wil. De knop staat er alleen als het bestelde ontwerp bewaard is