Boekhouding koppelen: Moneybird of e-Boekhouden

Koppel je je boekhoudpakket, dan zetten wij de bestelling als concept-factuur in jouw administratie. Jij controleert, nummert en verstuurt hem daar. Staat standaard uit — zonder koppeling is er geen factuur.

Dit stel je op dit moment niet zelf in het portaal in. Neem contact met ons op als je het anders wilt.

Welke pakketten?

De koppeling werkt met Moneybird en e-Boekhouden.

Wat er ingesteld wordt

Bij een koppeling horen drie keuzes:

Veld	Waarvoor
Administratie	In welke boekhouding de factuur landt
Btw-tarief	Welk tarief op elke factuurregel komt
Grootboekrekening	Op welke omzetrekening de regels geboekt worden

Bij Moneybird zijn alle drie nodig. Bij e-Boekhouden werkt je sleutel al op één administratie, dus daar is die keuze informatief — btw-tarief en grootboekrekening zijn wél verplicht.

Ontbreekt er iets, dan staat er bij de bestelling dat de koppeling nog niet helemaal is ingesteld, en maak je nog geen concept.

Een concept maken

Bij een bestelling in je portaal staat de knop Maak concept-factuur. Eén klik en het concept staat in je boekhouding, met alle regels erop:

• De basisprijs
• Elke aangevinkte extra als eigen regel
• De levertijd-toeslag of -korting
• De kortingscode als negatieve regel

Je klant wordt opgezocht of aangemaakt op zijn e-mailadres.

Automatisch factureren

Optioneel, en standaard uit. Staat het aan, dan komt het concept er meteen na een geslaagde online betaling.

Het kan alleen aan als er een pakket gekoppeld is — automatisch factureren zonder koppeling zou een belofte zijn die niemand waarmaakt.

Gaat er iets mis bij je boekhoudpakket, dan raakt dat de betaling en de orderstatus nooit. Je maakt het concept dan later gewoon met de knop.

Eén concept per bestelling

Dubbelklikken kan geen kwaad, en een betaling die twee meldingen stuurt ook niet: er komt nooit een tweede factuur. Staat er al een concept, dan wordt de knop een link ernaartoe.

Bedragen zijn inclusief btw

Wat je klant betaalt is wat er op het concept staat. Je pakket rekent de btw eruit met het tarief dat bij de koppeling gekozen is. Zo is het bedrag op de factuur gelijk aan het bedrag van de betaling — dat scheelt je werk bij het afletteren.

Wat wij doen en wat je pakket doet

Wij	Jouw boekhoudpakket
Concept-factuur aanmaken uit de bestelling	Het factuurnummer toekennen
Regels vullen: basisprijs, opties, levertijd, korting	Btw definitief berekenen en boeken
Contact zoeken of aanmaken op e-mailadres	De factuur versturen (mail, UBL, Peppol)
Eén concept per bestelling, ook bij dubbelklik	Herinneringen, aanmaningen, incasso
Optioneel: automatisch ná een geslaagde betaling	Bewaarplicht en administratie

Waarom een concept en niet meteen een echte factuur?

Drie redenen, en ze zijn alle drie de moeite waard om te kennen:

1. Nummering is wettelijk werk. Een factuurnummerreeks moet doorlopend en uniek zijn per administratie. Zodra twee systemen nummers uitdelen — jouw pakket én wij — ontstaan er gaten of dubbelingen. Dat is het eerste wat een boekhouder opmerkt. Jouw pakket is de enige plek die dat kan garanderen, dus geeft jouw pakket de nummers uit.
2. Versturen is een keten. Een verstuurde factuur moet bewaard, herzendbaar en steeds vaker via een netwerk verstuurd worden. Die keten bestaat al in jouw pakket; die dubbel bouwen levert alleen een tweede plek op waar iets stuk kan.
3. Een concept is terug te draaien, een verstuurde factuur niet. Zit er een fout in, dan zie jij dat vóór er iets bij je klant in de mailbox ligt.

Wij versturen niets namens jou

Geen mail met een factuur, geen Peppol-bericht, geen incasso. Dat blijft allemaal bij jou. Zie ook Peppol en het Belgische mandaat.

Je sleutels zijn veilig

Je Moneybird- of e-Boekhouden-sleutel wordt versleuteld opgeslagen en is uitsluitend server-side te gebruiken. Hij komt nooit in de instellingen terecht die naar je website reizen.